■報酬について
1.パスポート認証、居住証明---------------5,000円
 サイン証明は、公証人の業務となります。公証手数料は、日本語のみの記載であれば5,500円、外国語の記載があれば6,000円が加算されます。
 認証手数料について(日本公証人連合会)
2.アポスティーユ、公印確認、領事認証----------20,000円
 公証人による公証、及び、地方法務局長による押印証明が必要な場合には、それぞれ5,000円の加算となります。
 公証人による公証には手数料が別途必要となります。日本語のみの記載であれば5,500円、外国語の記載があれば6,000円が加算されます。
 領事認証は、福岡市内に領事館のある国のみを取り扱っております。それ以外については、当該領事館の近くの行政書士をご利用ください。
福岡県外国公館等一覧(国際交流センター)

■公証人と行政書士の業務の関係
 公証人の業務は、「法律行為その他私権に関する事実についての公正証書の作成」、「私署証書の認証」、「法人の定款の認証」で(公証人法1条)、公証人以外の者がこれらの業務を行うことは法律違反となります。
 上記の公証人の業務のうち「私署証書の認証」と行政書士の業務の一つである「事実証明に関する書類の作成」の区別が問題となります。この点、「私署証書」とは、「作成者の署名、署名押印又は記名押印のある私文書」のことです。そして、「認証」とは、署名、署名押印又は記名押印の真正を、公証人が証明することです。その結果として、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されることとなります(以上、日本公証人連合会のウェブサイトより引用)。そうすると、各種認証については、下記のように解することとなります。
(1)サイン証明は公証人の業務であり、行政書士が行うことは法律違反となる。
(2)パスポート認証は、原本の真正な写しであることを証明するだけであれば、公証人の業務ではなく、行政書士が行うことが可能。これに対して、「これは私のパスポートの真正な写しである」という宣誓文書の認証は、公証人の業務となる。なお、旅券は公文書であるため、原本である旅券が真正に成立したことを証明することは、公証人の業務でも行政書士の業務でもない。
(3)居住証明として、水光熱費の請求書等の写しを利用する場合も、原則として、パスポート認証と同様に解することとなる。なお、水光熱費の請求書等は私文書であるため、その文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを証明することは公証人の業務だが、その内容の真実性を証明することは公証人の業務ではない。
(4)自己が翻訳した文書について、その正確性を宣誓することは、行政書士が行うことが可能。これに対して、本人がその正確性を宣誓したことを認証するのは、公証人の業務。なお、翻訳の内容が正確であることを証明するのは、公証人の業務でも行政書士の業務でもない。
私署証書の認証(日本公証人連合会)
外国向け私文書の認証(京橋公証役場)

■外務省による証明
 外務省で取り扱っている証明は、公印確認(日本の公文書に押印された公印の確認証明)またはアポスティーユ(付箋による証明)の2種類です。外国での各種手続き(結婚・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から、日本にある提出先国大使館(領事館)の認証(領事認証)または外務省の認証を取得するよう要求された場合に必要となるものです。
 ハーグ条約に加盟していない国へ提出する公文書の認証は全て公印確認となり、また、同条約に加盟している国であっても、アポスティーユとなる場合と公印確認となる場合がありますので、事前に提出先等にご確認ください。
 外務省の証明の対象は公文書であることが前提ですので、証明を受けたい書類が公文書にあたるかどうか、公印確認とアポスティーユのどちらの証明が必要なのか、以下をご参照の上、事前にご確認ください。
 ただし、私文書でも、公証役場において公証人の公証を受け、かつ、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、外務省の認証を受けることができます。
◆公印確認
 留学、海外での結婚、海外への赴任などに際して、外国の関係機関に対し、卒業証明書、婚姻要件具備証明書、戸籍謄(抄)本、登記簿謄本及び健康診断書等を提出する必要が生じ、関係機関によっては、当該書類に駐日外国領事による認証(領事認証)を要求する場合があります。
 駐日外国領事に認証してもらうために外務省による証明が必要とされる際には、外務省(領事局領事サービス室証明班及び大阪分室)では、日本の官公署やそれに準ずる機関(独立行政法人、特殊法人)が発行した文書に押印された公印について、公印確認の証明の付与を行っています。
 なお、外務省における公印確認は、その後の駐日外国大使館(領事館)での駐日領事による認証が必要となる証明ですので、必ず駐日外国領事による認証を受けてから当該国関係機関へ提出して下さい。
 また、提出先機関の意向で日本外務省の公印確認証明ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明が求められている場合もあります。外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません(同一機関による二重証明)ので、ご注意ください。

◆公印確認にける注意点
 登記簿謄本、健康診断書については、下記の点についてご注意ください。
(1)登記官の発行した登記簿謄本等については、その登記官の所属する地方法務局長による登記官押印証明が必要となります。
(2)健康診断書については、国によっては、発行する機関(病院)を指定する場合がありますが、外務省では私立病院が発行した健康診断書への公印確認証明はできませんので、ご注意ください。また、国公立病院、国公立大学付属病院及び赤十字病院が発行する健康診断書を取得する際は、検査医のサインと同時に病院の公印の押印、病院名及び発行日の記載が必要ですので、必ずご確認ください。
アポスティーユ
 米国、英国、フランス等、ハーグ条約(認証不要条約)に加盟している国(地域)に証明書を提出する場合には、原則、駐日外国領事による認証は不要となります。
ハーグ条約(認証不要条約)の締約国(外務省)
 この場合、提出する公文書に外務省においてアポスティーユ(付箋による証明)の付与が行われていれば、駐日外国領事による認証はなくとも、駐日外国領事の認証があるものと同等のものとして、提出先国(地域)で使用することが可能になります。なお、加盟国であってもその用途または書類の種類によって、駐日外国領事の認証を必要とする公印確認を要求する機関がありますので、ご注意ください。
 また、アポスティーユの場合であっても、提出国(あるいは当該書類)によっては駐日大使館(領事館)で翻訳を行う等の理由により、その提出を事前に求められる場合があるようですので、この点についてはあらかじめ当該大使館(領事館)や現地提出先に確認することをおすすめします。

アポスティーユにおける注意点
 登記簿謄本、教育機関・医療機関等の発行する書類など、一部取り扱いが異なりますので、ご注意ください。
(1)登記官の発行した登記簿謄本等については、その登記官の所属する地方法務局長による登記官押印証明が必要となります。なお、登記官、地方法務局長のいずれにアポスティーユ証明を付与するかは提出先機関によって異なりますので、あらかじめご確認ください。
(2)教育機関、医療機関等の発行する書類については、独立行政法人化に伴う変更があります。2004年4月(平成16年度)より、国立大学及びその付属機関(小・中・高等学校、病院、研究所等)は独立行政法人に移行されました。また、国立病院についても一部病院(ハンセン病施設)を除き、平成22年4月1日より独立行政法人に移行しました。このため、独立行政法人化後に発行された旧国立大学(付属機関を含む。)の卒業証明書、学位記、成績証明書及び旧国立病院の健康診断書については、アポスティーユの対象とはなりませんのでご注意ください。
 なお、独立行政法人化後に発行された書類については、アポスティーユ証明の代わりに公印確認証明を受けることは可能ですので、提出先(駐日外国大使館・総領事館)にご相談頂いた上で、必要な場合には公印確認を申請してください。また、公立大学、公立の小・中・高等学校、公立大学の付属病院など公立の機関に関しては、東京都立大学等の公立大学のように順次平成16年度以降法人に移行しているところもありますので、アポスティーユの対象にならない機関があります。アポスティーユの対象となるか不明な場合には、外務省にご照会頂ければ、説明します。
(3)健康診断書については、国によっては、発行する機関(病院)を指定する場合がありますが、外務省では私立病院が発行した健康診断書へのアポスティーユは付与できません。独立行政法人化に伴う上記留意点につき問題がないかをご確認の上、また、国公立病院(国立病院を称していても法人化されているところは対象となりません)、国公立大学付属病院及び赤十字病院が発行する健康診断書を取得する際は、検査医のサインと同時に病院の公印の押印、病院名及び発行日の記載が必要ですので、必ずご確認ください。
◆外国向け私文書の認証手続きについて
 公印確認とアポスティーユは、証明を受けようとする書類が公文書であることが前提となります。ただし、委任状、履歴書、定款、公文書の英語訳等、個人や会社で作成した私文書でも、公証役場において公証人の公証を受け、かつ、その公証人の所属する地方法務局長による公証人押印証明があれば、外務省の認証を受けることができます。

◆ワンストップサービス(東京都内及び神奈川県内のみ)
 東京都内及び神奈川県内の公証役場では、申請者からの要請があれば、(地方)法務局の公証人押印証明、外務省の公印確認証明またはアポスティーユが付与できます。このサービスを利用されると地方法務局や外務省へ出向く必要はありません。ただし、公印確認証明の場合は、駐日大使館(領事館)の領事認証を必ず受ける必要がありますので、ご注意ください。
 提出先機関の意向で外務省の公印確認証明を必要とせず、現地にある日本大使館や総領事館の証明を求められている場合は、上述の「ワンストップ・サービス」を受けることなく、東京(横浜)法務局に出向き当該公証人の押印証明を受けてください。外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません(同一機関による二重証明)ので、ご注意ください。
 埼玉・茨城・栃木・群馬・千葉・長野・静岡及び新潟県では、公証人の認証と地方法務局長による公証人押印証明が一度に入手できます。
アポスティーユ、公印確認の手続き
 外務省へ申請するまでの主な手続きは以下の4種類です。
 公証役場及び法務局は、当日の処理が可能です。外務省による認証は、窓口申請であれば申請日翌日の9時からの受取りが可能です。郵送の場合は、受け取りまでの所要日数は郵便事情等で多少前後しますが、概ね2週間です。郵送の場合は、申請人の住所から地理的に近い郵送先に送付することになっているので、福岡にお住まいの方は、大阪分室に郵送することになります。
 なお、外務省では、海外からの申請は受け付けていないので、海外に滞在されている方で、外務省の証明が必要な方は、行政書士等の国内代理人を通じて申請することになります。
 行政書士が代理人になる場合は、外務省による認証については、委任状は不要となります。また、地方法務局長による押印証明については委任状は不要ですが、公証人による公証については、実印が押印された委任状に印鑑証明書を添付する必要があります。
1.日本の公文書に対して外務省の証明が必要となる場合
 外務省による証明だけで足ります。
2.日本の公文書の翻訳に対して外務省の証明が必要となる場合
 公証人による公証→法務局長による押印証明→外務省
(注)翻訳証明ではありませんので、提出先にこの方法でよいか確認してください。
3.私文書に対して外務省の証明が必要となる場合
 公証人による公証→法務局長による押印証明→外務省
(注1)東京都内及び神奈川県内の公証人役場を利用される場合は、申し出により外務省の認証を受けることができますので、外務省での申請は必要ありません。
(注2)埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野、新潟及び静岡の公証役場を利用される場合は、申し出により当該地方法務局へ出向くことなく証明を受けることができます。ただし、その後外務省の認証を受ける必要があります。
4.登記官の発行した書類(登記簿謄本等)に対して外務省の証明が必要となる場合
 法務局長による押印証明 → 外務省
(注)登記官印及び地方法務局長印(登記官押印証明)の両方が必要となります。
各種証明・申請手続きガイド(外務省)
Certification (Ministry of Foreign Affairs)
中国領事館の管轄

 上記のほか、ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。


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アイゼン行政書士事務所
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代表者 行政書士 木村 秀作